Integritetspolicy

Viola Biz AB (nedan kallat ViolaBiz) tar ansvar för personuppgifter och hur dessa hanteras.

Det är viktigt att alla som kontaktar oss, besöker oss, använder vår app eller våra webbplatser och digitala kanaler känner sig trygga i hur vi behandlar personuppgifter. Detta gäller oavsett om man är kund, leverantör, medarbetare, konsult, kandidat eller har något annat förhållande till ViolaBiz.

Vår integritetspolicy gäller för samtliga av ViolaBiz’s kanaler och för alla bolag inom GOAT-koncernen. Skulle något företag inom GOAT-koncernen ha en mer specifik integritetspolicy ska den ha företräde framför GOATs policy.

ViolaBiz har vidtagit tekniska och organisatoriska åtgärder för att skydda personuppgifter mot förlust, missbruk, obehörig åtkomst, avslöjande, ändring och förstörelse. För att säkerställa att personuppgifter behandlas på ett säkert och konfidentiellt sätt använder ViolaBiz datanätverk som är intrångsskyddade med bland annat brandväggar och intrångsdetektering. För att säkerställa integriteten för personuppgifter som vi samlar in via våra digitala kanaler använder vi krypteringsteknik när överföring av personuppgifter sker över Internet till våra servrar.

Vi tar ansvar för att personuppgifter som behandlas av ViolaBiz används endast för avsedda ändamål. All hantering av personuppgifter inom ViolaBiz sker i överensstämmelse med tillämplig personuppgiftslagstiftning. Inom EU/EES gäller dataskyddsförordningen (GDPR).

Vad är personuppgifter och vad är behandling av personuppgifter?

Personuppgifter är all information som direkt eller indirekt, tillsammans med andra uppgifter, kan kopplas till en levande fysisk person. Det innebär uppgifter som t.ex. namn och kontaktuppgifter, IP-adresser, tävlingsbidrag, gjorda val och beteenden.

Behandling av personuppgifter är allt som sker med personuppgifterna. Varje åtgärd som vidtas med personuppgifter utgör behandling, oberoende av om den utförs automatiserat eller ej. Exempel på behandling kan vara insamling av uppgifter, registrering, organisering, strukturering, lagring, bearbetning eller ändring, framtagning, läsning, användning, utlämning genom överföring, spridning eller tillhandahållande på annat sätt, justering eller sammanförande, begränsning, radering eller förstöring.

Vilka personuppgifter behandlas och när raderas de?

Personuppgifter samlas in av oss vid användning av våra digitala kanaler, appar, tjänster eller vid kommunikation med ViolaBiz. Vi kan samla in uppgifter såsom exempelvis namn, adress, postadress, e-postadress, telefonnummer, identifikationsuppgifter, information om användning av ViolaBiz’s tjänster och produkter och i vissa fall transaktionshistorik. För vissa tjänster samlas även bilder och platsinformation in. I förekommande fall kan även personnummer och kortuppgifter behandlas. Vidare kan ViolaBiz komma att samla in tekniska data om användning av våra digitala kanaler. Det innebär insamling av exempelvis IP-adress, typ av webbläsare och cookieinformation. Insamlingen som beskrivs sker exempelvis när användaren anger sina personuppgifter i olika formulär på våra digitala kanaler eller använder dess tjänster, när användaren kommunicerar med ViolaBiz och andra via ViolaBiz’s plattformar i sociala medier, lämnar synpunkter på våra kontaktformulär eller via telefon, laddar ner dokument från ViolaBiz’s webbsidor eller anmäler sig till evenemang som ViolaBiz anordnar. Även i de fall användaren skickar e-post eller brev till oss eller deltar i anbudshantering samlas information in.

Om användare deltar i tävlingar och andra marknadsföringsaktiviteter som ViolaBiz anordnar kan tävlingsbidrag och ytterligare personuppgifter, som användare lämnar in, behandlas av oss.

Om du besöker eller kommunicerar med oss via våra konton i sociala medier (det vill säga tredjepartsplattformar såsom exempelvis Facebook, Instagram, LinkedIn och Twitter m.fl.) kan ViolaBiz komma att ta emot information rörande din profil och dina interaktioner på aktuell plattform och all medverkan där sker i enlighet med respektive webbplats integritetspolicy.

För kunder och leverantörer hanterar vi kontaktpersoners namn, telefonnummer, e-post och i enstaka fall även matpreferenser (t.ex. allergier). Andra uppgifter kan förekomma och då i samråd och med särskilt samtycke.

Som anställd, konsult eller kandidat kan vi komma att behandla följande personuppgifter om dig; namn, personnummer, adress, e-postadress, betyg, intyg, utbildningar och arbetslivserfarenheter, resultat från tester, bilder, uppgift från bakgrundskontroll, uppgift från referensperson (omdömen och hälsa), löneuppgifter, kontrolluppgifter, pensionsuppgifter och kontouppgifter.

ViolaBiz sparar inte personuppgifter under en längre tid än vad som är nödvändigt med hänsyn till de ändamål för vilka de samlades in, om inte annat föreskrivs i lag.

Känslig information

Vi önskar ingen information om några känsliga personuppgifter (till exempel information angående etniskt ursprung, politiska åsikter, religion eller trosuppfattning, hälsotillstånd, genetisk eller biometrisk information, kriminell bakgrund eller fackföreningsmedlemskap osv.) via brev, e-post eller genom webbformulär.

För vilka ändamål behandlas personuppgifter?

De personuppgifter som samlas in har följande ändamål:

För att vi ska kunna tillhandahålla tjänster samt hantera våra avtal med dig.
För att vi ska kunna tillhandahålla en app.
För att vi ska kunna kommunicera med dig via kundservice, e-post, brev eller formulär och i våra konton på olika sociala plattformar.
För att administrera marknadsföringsaktiviteter som tävlingar och vinster, med mera.
För marknadsföringsändamål, däribland för marknadsföring via post och e-post (kan alltid väljas bort via en länk i varje e-postutskick).
För att analysera och gruppera webbplatsbesökarna efter urval, prioritering och preferenser. Det innebär att en så kallad profilering sker, i syfte att kunna tillhandahålla dig relevant och anpassad information, rekommendationer, annonser och erbjudanden. Det är även möjligt att data som härrör från användning av olika digitala kanaler från ViolaBiz och från dess koncernbolag samkörs för detta ändamål, samt för ändamålet att utveckla produkter och tjänster.
För att ta fram statistik över användningen av våra digitala kanaler och dess tjänster.
För att behandla din eller vår betalning och förhindra eller upptäcka bedrägerier.
För att säkerställa våra anställdas avtal.
För att möjliggöra framtida affärsrelationer.
För att trygga våra kandidaters rekryteringsprocess.
För att kunna hantera ärenden om påstådd diskriminering, hantera tvister och reklamationsärenden.
För att uppfylla juridiska skäl såsom lagkrav.

Laglig grund och berättigade intressen för personuppgiftsbehandlingen

ViolaBiz behandlar alltid dina personuppgifter i enlighet med tillämplig lagstiftning. Vi behandlar dina personuppgifter då det är nödvändigt för att fullgöra ett avtal med dig eller svara på din begäran om kundservice eller då vi har ett annat legitimt och berättigat intresse av att behandla dina personuppgifter. Om ViolaBiz skulle behandla dina personuppgifter för något ändamål som enligt tillämplig lagstiftning kräver ditt samtycke, kommer vi att inhämta ditt samtycke i förväg genom att du aktivt till exempel får klicka i en ruta eller skriva under ett samtycke.

Begränsningar i utlämnande av personuppgifter

ViolaBiz kan komma att anlita externa samarbetspartners och leverantörer att utföra uppgifter för ViolaBiz räkning, till exempel för att tillhandahålla IT-tjänster, betalningslösningar eller för att hjälpa till med marknadsföring, analyser eller statistik. Utförandet av dessa tjänster kan innebära att ViolaBiz samarbetspartners, både inom EU/EES och utanför EU/EES, får tillgång till dina personuppgifter. Bolag som hanterar personuppgifter för ViolaBiz räkning tecknar alltid avtal med ViolaBiz för att säkerställa en trygg hantering av personuppgifter även hos våra samarbetspartners. I relation till samarbetspartners utanför EU/EES vidtas särskilda skyddsåtgärder, som till exempel avtal som inkluderar standardiserade modellklausuler för dataöverföring, vilka har antagits av EU-kommissionen. Önskar man få mer information om det sistnämnda finns det tillgängligt på EU-kommissionens webbplats.

ViolaBiz kan komma att lämna ut personuppgifter till tredje part, som till exempel polisen eller annan myndighet, om det rör utredning av brott eller om vi annars är skyldiga att lämna ut sådan uppgift med stöd av lag eller myndighetsbeslut.

ViolaBiz lämnar inte ut dina personuppgifter till någon annan än i den utsträckning som beskrivs här.

Cookies

ViolaBiz har placerat så kallade ”cookies” i flera av våra digitala kanaler. Genom dessa cookies samlas uppgifter in om hur du använder den digitala kanalen.

När du besöker vår webbplats kan vi samla in information och uppgifter om dig genom att använda cookies.

För mer information om cookies och vad du kan göra för att skydda dina personuppgifter på Internet, se följande länk till www.youronlinechoices.eu.

Externa länkar

Denna integritetspolicy gäller för information som ViolaBiz behandlar om dig inom ramen för våra kanaler. ViolaBiz digitala kanaler kan ibland innehålla länkar till externa webbplatser eller tjänster som vi inte kontrollerar. Om du följer en länk till en extern webbsida uppmanas du att ta del av de principer för personuppgiftsbehandling och information om cookies som gäller för den aktuella sidan och för det bolaget som äger den sidan.

Dina rättigheter enligt Dataskyddsförordningen (GDPR)

Enligt Dataskyddsförordningen (GDPR), som gäller från och med den 25 maj 2018, har du bland annat följande rättigheter:

få tillgång till dina personuppgifter
få felaktiga personuppgifter rättade
få dina personuppgifter raderade
invända mot att personuppgifterna används för direktmarknadsföring
invända mot att personuppgifterna används för automatiserat beslutsfattande och profilering
flytta personuppgifterna (dataportabilitet)

Läs mer om Dataskyddsförordningen hos Integritetsskyddsmyndigheten – https://www.imy.se/verksamhet/dataskydd/det-har-galler-enligt-gdpr/introduktion-till-gdpr/dataskyddsforordningen-i-fulltext/

Din rätt att återkalla samtycke samt få tillgång

Du kan när som helst välja att återkalla ditt samtycke av behandling av dina personuppgifter genom att kontakta oss.

Du har också alltid rätt att erhålla en kopia på de personuppgifter som vi har om dig. Du kan skriva till oss och be om en kopia på de personuppgifter vi har om dig. Önskar du detta ber vi dig att inkludera information som kan hjälpa oss att identifiera och lokalisera dina personuppgifter. Detta tillhandahåller vi kostnadsfritt.

Önskar du fysiska kopior kan vi komma att debitera en administrationsavgift.

Rätt till rättelse, radering, begränsning samt rätt att invända mot behandling

För oss är det viktigt att vi har rätt uppgifter om dig. Vi välkomnar därför information om att rätta till felaktig information. Du har under vissa förutsättningar rätt att begära begränsningar av behandlingen av dina personuppgifter och kan när som helst invända mot behandlingen av dina uppgifter om de rättsliga grunderna för behandlingen utgörs av ett allmänintresse eller en intresseavvägning. Du har även rätt att få dina personuppgifter raderade bland annat för de fall de inte längre behövs för ändamålet eller om behandlingen baseras på ditt samtycke och du önskar återkalla detta.

Vi kommer att uppdatera och radera dina uppgifter med undantag för om vi har rätt eller har legala skyldigheter att förutsätta behandla dem för legitima syften.

Rätt till dataportabilitet

Om det är tekniskt möjligt och den legala grunden för behandlingen av dina personuppgifter utgörs av samtycke eller att behandlingen har varit nödvändig för att fullgöra ett avtal har du, under vissa förutsättningar, rätt att få ut dessa personuppgifter och rätt att överföra dessa till en annan personuppgiftsansvarig. Denna rättighet gäller från och med den 25 maj 2018.

Behandling av personuppgifter om barn

ViolaBiz digitala kanaler riktar sig inte till barn och ViolaBiz samlar därmed inte medvetet in personuppgifter om barn. Om du är målsman och blir medveten om att ditt barn lämnat personuppgifter till ViolaBiz ber vi dig att kontakta oss på de adresser som anges nedan, för att du ska kunna utöva dina rättigheter avseende exempelvis rättelse eller borttagning.

Kontaktinformation – Personuppgiftsansvarig

Personuppgiftsansvarig för behandling av dina uppgifter är det ViolaBiz bolag som anges som ansvarig för kanalen i fråga. Om du har frågor rörande hur ViolaBiz behandlar dina personuppgifter, eller vill ha upplysning om och kontaktuppgifter till personuppgiftsansvariga i övriga bolag inom GOAT-koncernen, är du välkommen att kontakta ViolaBiz’s dataskyddsombud via dataprivacy@violabiz.com eller via post, se adress nedan.

Vi kan komma att be dig att bekräfta din identitet innan vi hanterar dina frågor. Vi kan också be dig om mer information för att säkerställa att du är behörig när du kontaktar oss för någon annans räkning.

Viola Biz AB
Box 4233
102 65 STOCKHOLM

Skulle du vara missnöjd med vår respons kan du vända dig till den lokala tillsynsmyndigheten med dina klagomål: www.imy.se

Ändring av denna integritetspolicy

ViolaBiz kan komma att från tid till annan göra ändringar i denna integritetspolicy. Den senaste versionen av integritetspolicyn finns alltid tillgänglig på ViolaBiz’s webbplats.

Integritetspolicyn uppdaterades senast 2022-11–22.